E-Social: o que você precisa saber

Empresas serão obrigadas a cumprir fielmente, e nos prazos legais, todas as obrigações acessórias pertinentes às relações de trabalho


No dia 16 de julho foi iniciado o prazo para as empresas prestarem as primeiras informações ao sistema e-Social. Contudo, ainda muitos empresários estão sem saber o que realmente consiste este sistema e quais as implicações do mesmo nas rotinas da empresa.

Primeiramente lembramos que o e-Social não criou nenhum benefício ou regra de direito trabalhista, apenas está padronizando a forma de enviar essas informações ao Fisco, como elaboração de folha de pagamento e guias dos encargos sociais.

Acontece que na legislação pátria as relações trabalhistas são extremamente burocráticas, e muitas obrigações acessórias, principalmente acerca da segurança do trabalho, são ignoradas por falta de fiscalização e dificuldades na implementação. Neste ponto o e-Social vai “forçar” as empresas a se adequarem as regras.

Como o sistema e-Social pretende uniformizar as informações trabalhistas junto à Secretaria da Receita Federal, Secretaria da Previdência Social (arrecadação e benefícios), Justiça do Trabalho e sistema fundiário junto à Caixa Econômica Federal, o volume de informações a serem inicialmente cadastradas é tamanho, que serão realizados os cadastros de forma escalonada.

Assim, para as empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, inclusive MEIs, o prazo para prestarem as informações da primeira fase começou em 16/07 e vai até 31/08. Neste período, serão encaminhados os cadastros da empresa, empregados e rubricas do sistema de folha de pagamento.

Para as empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL, e as que, mesmo não enquadradas, possuem faturamento até R$ 4,8 milhões/ano, o prazo foi dilatado até 31/10.

Normalmente, as empresas que terceirizam sua contabilidade e departamento de pessoal serão avisadas que um ou outro empregado possui problemas cadastrais com o PIS, CPF ou NIS. Isso acontece muito com erros de grafia do nome, adoção de sobrenome do cônjuge, e podem ser facilmente resolvidos. Mas alerto: deve-se ter urgência nestas correções, pois o prazo está correndo.

Na segunda fase, que se inicia em 1º de setembro, serão encaminhadas as informações não habituais, como admissões, desligamentos, afastamentos, férias. Neste ponto é que a rotina das empresas deverá ser alterada. Isso porque referidas informações devem ser enviadas até um dia antes da ocorrência. Por exemplo, a admissão de um empregado deve ser informada um dia antes do início do trabalho.

Cada empresa deverá manter um planejamento das admissões, demissões e férias dos empregados para que sejam cumpridos os prazos do e-Social. Mais uma vez, o sistema eletrônico de informações vai coibir práticas de documentação das relações de trabalho em atraso.

Ressalto que da mesma forma que a primeira fase, a segunda também foi prorrogada até o início da terceira, em 01/11, para as empresas optantes pelo SIMPLES NACIONAL, e as que, mesmo não enquadradas, possuem faturamento até R$ 4,8 milhões/ano.

Já na terceira fase haverá o envio das informações da folha de pagamento, recolhimento de contribuição previdenciária e fundiária.

As normas de segurança do trabalho, como atestados ocupacionais, PCMSO, PPRA, PPP serão enviados a partir de janeiro de 2019. Até lá as empresas deverão estar em dia com referidos relatórios para não sofrerem penalidades.

Os órgãos públicos e as pessoas físicas empregadoras (profissionais liberais, por exemplo) deverão iniciar as fases do e-Social em janeiro de 2019.

Em resumo, as empresas, a partir de agora, serão obrigadas a cumprir fielmente, e nos prazos legais, todas as obrigações acessórias pertinentes às relações de trabalho, o que vai gerar uma necessidade de maior planejamento e eficiência na gestão destas informações.

 


Fonte: Ciofi Contabilidade


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