DOC 1 surge como solução para guarda de arquivos
Empresas, entidades, instituições, pessoas, todos podem procurar os serviços oferecidos
- Postado por Ingrid Alves |
- terça, 17 de setembro de 2019 | 10:46 hs
Wilber Gerd Pacor e seu pai Adail Pacor oferecem às empresas e pessoas de Matão e região os préstimos da DOC 1. “Seja por motivos legais, profissionais ou pessoais, todos somos obrigados a guardar grande quantidade de documentos”, afirma Adail, diretor comercial. “Imaginem a quantidade de documentos que uma prefeitura, autarquia, faculdade, hospital, indústria, jornal, consultório, escola, etc, têm que guardar. O volume de informações pode alcançar números exorbitantes”, cita Wilber, diretor técnico.
“Manter tudo isso de forma segura, sempre foi um grande problema. Além do grande espaço físico que todo esse material pode ocupar, os riscos são muitos: incêndios, alagamentos, pragas, furtos/roubos, salubridade, documentos guardados em locais errados, etc”, coloca Adail. “Mais importante do que simplesmente guardar os documentos é conseguir encontrá-los quando precisar; e o tempo e a mão de obra necessários para isso”, destaca Wilber. Sobre a DOC 1, A Comarca entrevistou pai e filho.
A DOC 1 surge para guardar documentos de forma a deixá-los seguros e para facilitar sua busca e uso quando necessários.
Adail – A guarda vem como uma forma de auxiliar na gestão desses documentos. Muito difundido em outros países, esse tipo de atividade existe no Brasil há mais de 40 anos, mas só recentemente vem se tornando mais conhecido.
Como são os procedimentos iniciais da DOC 1 para a guarda de documentos?
Wilber – Assim que os documentos são recolhidos para o nosso depósito, o cliente imediatamente já tem uma liberação de seu espaço físico, que poderá ser utilizado de forma muito mais útil. As ‘caixas-arquivos’ são cadastradas em sistema, guardadas em locais seguros e bem identificados; e só podem ser acessados por pessoal autorizado. São monitoradas o tempo todo. Os documentos ficam em local protegido, mas o cliente poderá ter acesso a eles no momento em que desejar. Quando necessitar, é só fazer a solicitação. O documento então será localizado e poderá ser enviado via e-mail ou entregue em mãos. Tudo fica registrado.
E quanto à digitalização?
Wilber – A digitalização consiste na transformação dos documentos do papel para o meio eletrônico. É a forma mais segura de armazenamento. Praticamente, não ocupa espaço físico. Se estiver armazenado em nuvem pode ser acessado de qualquer lugar com internet. Fácil de localizar, enviar e receber. Podem receber o Certificado Digital para atestar sua originalidade.
Que software é necessário para acessar esses arquivos?
Wilber – O formato mais utilizado é o PDF, que é muito popular e de fácil acesso. A DOC 1 está em fase final de aprimoramentos do nosso software próprio. É uma ferramenta de fácil uso e baixo custo que oferece um nível ainda maior de segurança, organização e rapidez para localização e armazenamento dos documentos.
Localizar documentos em lugar físico exige muito tempo. O procedimento digital é quase instantâneo.
Adail – Localizar um documento em um acervo físico pode demorar horas ou dias. Com os arquivos digitalizados, o mesmo processo pode ser realizado em segundos. Nossa capacidade atual permite um armazenamento físico acima de 32 milhões de documentos e o armazenamento digital pode ser aumentado indefinidamente. Nossos equipamentos podem capturar até 6 mil imagens por dia. Em breve, com os novos scanners recém adquiridos, nossa capacidade de captura chegará a 16 mil imagens por dia. Ao contrário do que muitos imaginam, tanto a guarda física quanto a digitalização são serviços com um custo muito baixo.
É possível exemplificar o custo da DOC 1 para armazenamento de arquivos?
Adail – É possível. Uma ‘caixa-arquivo’ – dessas que são encontradas em qualquer papelaria – pode armazenar cerca de mil folhas de documentos. Cada ‘caixa-arquivo’ teria um custo de guarda inferior a R$ 1,00 por mês. E os valores reduzem conforme a quantidade aumenta. Quanto à digitalização, o preço depende de vários fatores, como quantidade, prazos, situação física do documento, tamanho, com ou sem coleta, etc., mas em geral, uma folha de tamanho ‘A4’ digitalizada custa menos que uma folha fotocopiada.
Os projetos se adaptam a todos os tipos de clientes?
Wilber – Sim. Tanto a guarda física quanto a digitalização atendem desde pequenos acervos pessoais até os de grandes corporações. Os projetos consideram as necessidades e possibilidades de cada cliente, como digitalização do acervo total ou parcial; em lotes mensais, bimestrais, semestrais, anuais; por assunto; descarte de documentos antigos, etc. O cliente nos diz do que precisa e nós encontramos as melhores soluções.
Onde está localizada a DOC 1?
Wilber – Nosso escritório atual está na Avenida São Paulo, nº 173, Jardim do Bosque; já o nosso depósito, na Avenida Nhonhô Magalhães, nº 616, Vila Santa Cruz. O depósito possui 400 m². Assim que a montagem do novo escritório estiver concluída, ele se integrará à planta da Vila Santa Cruz. O acesso aos documentos é totalmente restrito, sigiloso, monitorado por câmeras, com controle de pragas e monitoramento ambiental quanto à umidade e temperatura.
Quais os horários de atendimento e os contatos da DOC 1?
Adail – Atendemos de segunda a sexta-feira, das 9 às 17 horas. Nosso site é o https://doc1gestao.com.br e os telefones, 3382-2747, 98113-4040 e 99138-5661 (WhatsApp).
Fonte: Rogério Bordignon
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